آنبوردینگ (Onboarding) کارمند بسیار بیشتر از روز اول شروع به کار کارمند است. سفر کامل آماده سازی نیروهای تازه استخدام شده، از لحظه ای که نامه پیشنهادی خود را امضا می کنند تا زمانی که به طور کامل برای انجام تمام وظایف مرتبط با موقعیت خود آماده شوند.. این فرآیند شامل فعالیت‌هایی است که به نیروهای جدید امکان می‌دهد با شرکت، اهداف اصلی و فرهنگ آن آشنا شوند. یک اقدام استراتژیک است که شیوه‌های ارتباطی، فرآیندهای داخلی، اولویت‌های سازمان و حمایتی را که کارکنان می‌توانند در طول مدت حضورشان در شرکت انتظار داشته باشند را نشان می‌دهد.
نکته مهم در خصوص این فرآیند این است که تأثیر این فرآیند فقط مربوط به لحظه ورود نیروی تازه استخدام شده نیست و از آن فراتر می رود ، زیرا تجربه حضور کارکنان به طور قابل توجهی بر احتمال ماندن آنها در شرکت، سطح تعامل، بهره وری آنها و حتی فرهنگ درون سازمان تأثیر می گذارد. به این صورت که سازمان ها تا ۵۴٪ پیشرفت در عملکرد نیروهای جدید استخدام شده مشاهده می کنند. علاوه بر این، می‌تواند منجر به وفاداری و حفظ کارکنان بیشتر شود، زیرا ۹۳ درصد از کارمندان اظهار می‌کنند که تجربه مثبت ورود به شرکت عامل مهمی در تصمیم‌گیری برای ماندن در شرکت است. در نهایت، یک برنامه هماهنگ با ساختار خوب می‌تواند فرهنگ سازمان را تقویت کند و اعضای تیم جدید را قادر می‌سازد تا درک بهتری از ارزش‌ها و هدف نقش خود داشته باشند.
آن طور که مشخص است تجربه آنبوردینگ هم برای افراد جدید و هم برای شرکت شما حیاتی است. به همین دلیل ضروری است که تیم منابع انسانی شما به خوبی آماده باشند تا اطمینان حاصل شود که استخدام‌های جدید قبل از اولین روز خود تجربه‌ای روان و منحصر به فرد را دریافت می‌کنند. این راهنما با اشاره به مولفه های کلیدی به شما کمک می‌کند تا برنامه آنبوردینگ خود را به بهترین حالت اجرا و فرآیند استخدام را با موفقیت به پایان برسانید.
۴ مولفه کلیدی آنبوردینگ موفق (4C):
۱.انطباق (Compliance)
پایه و اساس آنبوردینگ هر کارمند است. انطباق به بخش های عملی فرآیند آنبوردینگ اشاره دارد. شامل آماده سازی محیط کار و تجهیزات است، اطمینان حاصل کنید که محیط کاری کارمند جدید خالی و تمیز است. سخت افزار را قبل از پیوستن کارمند جدید آماده کنید، به عنوان مثال، لپ تاپ، ماوس، صفحه کلید و تلفن همراه. لپ تاپ را راه اندازی کنید و هر گونه به روز رسانی سیستم را یک روز قبل از پیوستن همکار جدید انجام دهید، همچنین اطمینان از راه‌اندازی حساب‌های ایمیل و … .
۲.شفاف سازی (Clarification)
هدف اصلی این است که کارمند بفهمد چه وظایفی را بر عهده دارد و چه انتظاراتی از وی تعریف شده است.هر چه کارمند زودتر این بینش را به دست آورد، سریعتر می تواند در نقش خود سازنده شود. این تأثیر مثبتی هم از دیدگاه کارمند و هم از نظر کارفرما دارد. علاوه بر سرعت گرفتن کارها، کارمندان می توانند از تضاد نقش و ابهام نقش جلوگیری کنند.
۳.فرهنگ (Culture)
درک فرهنگ سازمان برای کارکنان در طول فرآیند آنبوردینگ حیاتی است. هر چه یک فرد تازه استخدام شده هم فرهنگ و هم خرده فرهنگ های داخلی را سریعتر درک کند، شانس موفقیت بلندمدت در شرکت بیشتر می شود. برای معرفی فرهنگ از مرحله قبل از آنبوردینگ استفاده کنید. این باعث ایجاد حس تعلق حتی قبل از اولین روز رسمی می شود.
۴.ارتباط (Connection)
ارتباط به روابط بین فردی و شبکه های حیاتی اشاره دارد که یک کارمند جدید باید برای موفقیت در نقش خود ایجاد کند و احساس پذیرش، شناخته شدن و ارزشمند بودن را شامل می شود. به کارمندان جدید کمک کنید تا ارتباطات معنادار ایجاد کنند . کارکنان برای تعامل بیشتر به ارتباط نیاز دارند. وقتی کارمندان جدید احساس می کنند با همکاران خود در ارتباط هستند، احساس امنیت می کنند.
۴ مرحله آنبوردینگ
فاز ۱: پیش از ورود (Preboarding)
Preboarding یا (pre-boarding) اولین مرحله در فرآیند آنبوردینگ کارمند است. از زمانی که کارمند پیشنهاد شغلی را می پذیرد و قرارداد را امضا می کند شروع می شود و تا اولین روز کار ادامه می یابد. شما می توانید از این زمان برای رسیدگی به تمام کارهای اداری و آماده سازی دسترسی به تمام ابزارها و دانش مورد نیاز آنها برای کار استفاده کنید. این مرحله می تواند شامل آماده کردن یک پیام خوشامدگویی گرم برای نشان دادن فرهنگ شرکت ، آماده کردن محل کار، ارسال ویدیویی با جزئیات در مورد آنچه در روز اول خود باید انتظار داشته باشند، و حتی تعیین یک دوست همراه باشد. اما چرا Preboarding مهم است در حالی که هنوز حتی شروع به کار نکرده اند؟ به این دلیل که همه همیشه در مورد اینکه شغل جدید محیط جدید و همکاران جدید، ابهام دارند ،روز اول دچار اضطراب هستند. Preboarding به آن کمک می کند و اضطراب را کاهش می دهدد. علاوه بر این، حجم کاری شما به عنوان یک مدیر منابع انسانی نیز کاهش می‌یابد زیرا بیشتر کارهای اداری از قبل انجام شده است.
فاز ۲: استقبال از استخدام های جدید: جهت گیری
فاز دوم از اولین روز کارمند شروع می شود و ممکن است تا یک هفته ادامه یابد. مرحله جهت گیری یا ورود به شرکت در هماهنگی افراد تازه استخدام شده شما با سازمان و ایجاد احساس راحتی در آنها ضروری است. جهت گیری ممکن است شامل موارد زیر باشد: استقبال از استخدام جدید و معرفی آنها به اعضای کلیدی سازمان خود (از جمله تیم آنها) ؛ نشان دادن محیط شرکت مانند اتاق استراحت، سرویس بهداشتی، کابینت لوازم، کافه تریا، و امکانات پزشکی؛ بحث در مورد موضوعات کلیدی مانند بیمه پزشکی، روزهای تعطیل، و سایر سیاست های شرکت؛ آنها را با فرهنگ اداری خود آشنا کنید هر گونه اطلاعات دیگری که در طول فرآیند پیش از ورود پوشش داده نشده . هرچه کار مرحله قبل شما جامع تر باشد، جهت گیری شما روان تر (و کوتاه تر) خواهد بود
نکته حرفه ای: استخدام جدید را در روز اول منتظر نگذارید! به محض ورود به دفتر آماده استقبال از آنها باشید. هیچ چیز بدتر از احساس گم شدن و ناامنی در روز اول نیست.
مرحله ۳: آموزش رسمی/ تخصصی
این مرحله پس از مرحله جهت دهی آغاز می شود و بحرانی ترین مرحله برای ادامه عملکرد یک استخدام جدید در شرکت است. بدون آموزش رسمی، کارمند شما ممکن است احساس کند نمی داند که دقیقاً چه مسئولیتی دارد، و در نتیجه احساس نارضایتی و نرخ بهره وری پایین تر خواهد داشت. برای جلوگیری از این وضعیت باخت و باخت، یک برنامه آموزشی رسمی برای استخدام‌های جدید خود تدوین کنید. باز هم، یک دوست باتجربه می تواند در اینجا مفید باشد زیرا می تواند آموزش ۱-۱ ارائه دهد و به استخدام جدید کمک کند تا زمانی که از توانایی خود برای کار مستقل مطمئن شوند. این مرحله باید شامل موارد زیر باشد:
• مشخص کردن نقش و انتظارات آنها
• بررسی اهداف عملکرد
• معرفی محصول/خدمت
• وظایفی که به آنها محول می شود
• آموزش مرتبط با نقش (در اینجا یک چک لیست مفید وجود دارد)
• سایه کاری
• کارمندان خود را با سیستم مدیریت یادگیری آشنا کنید
• *اهداف ۳۰ روزه، ۶۰ روزه و ۹۰ روزه را در نظر بگیرید و پس از هر دوره عملکرد کارکنان را بررسی کنید.
فاز ۳.۵: تسهیل انتقال به نقش جدید
پس از پایان دوره آموزشی، وقت آن است که استخدام جدید شما به یک کارمند دائمی تمام عیار تبدیل شود. از این مرحله به بعد، کارمند شما آماده رسیدگی به پروژه های حیاتی تر و گزارش مستقیم به سرپرست فوری خود خواهد داشت. از آنجایی که دوره آزمایشی آنها در حال حاضر به پایان رسیده است، مسئولیت های شغلی استخدام شده جدید به احتمال زیاد پس از این مرحله افزایش می یابد. بنابراین، از مدیران خود بخواهید هر گونه تغییر را در جریان بگذارند و آنها را دوباره به اهداف خود معرفی کنند
تبریک میگم شما با موفقیت یک کارمند جدید را وارد سازمان خود کردید! حالا چی؟
فاز ۴: توسعه مداوم
هدف این است که کارمند شما برای طولانی مدت با شما بماند و با کسب تجربه بیشتر از نردبان شغلی بالا برود. توسعه مداوم با ترسیم یک برنامه رشد شغلی و توسعه شخصی جامع برای کارمند شما اطمینان حاصل می کند که این اتفاق می افتد. این مرحله باید شامل این موارد باشد: هدف گذاری شخصی و حرفه ای، ارزیابی شایستگی های آنها، آموزش مهارتی در راستای اهداف آینده کارمند این به کارمند و سازمان کمک می کند تا به اهداف خود دست یابند. توسعه مداوم همچنین ابزاری عالی برای برنامه ریزی جانشین پروری می سازد.
